Déclaration de confidentialité

Votre confidentialité est importante à nos yeux !

Nous voulons traiter vos données à caractère personnel de manière légale, correcte et transparente. Dans la présente déclaration de confidentialité, nous expliquons quelles données à caractère personnel nous traitons à votre sujet en tant que personne physique et à quelles fins. Nous expliquons également par ailleurs les droits dont vous bénéficiez pour garantir et éventuellement améliorer votre confidentialité.

1. QUI SOMMES-NOUS ?

Vos données sont traitées par Geysen Handelsonderneming NV/SA, dont le siège social est établi à Snelwegstraat 1/A, 2260 Westerlo, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0431.474.410. Au sein de notre organisation, les données sont uniquement accessibles à des personnes responsables qui doivent y avoir accès en fonction de leurs tâches. Si vous avez des questions complémentaires et/ou souhaitez de plus amples informations, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante : privacy@geysen.be.

2. QUELLES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL COLLECTONS-NOUS ?

2.1. DONNÉES QUE NOUS COLLECTONS DIRECTEMENT

Nous collectons directement les données suivantes, le cas échéant.

  • Pour savoir qui vous êtes : nom, prénom et données d’adresse
  • Pour facturer ou effectuer des paiements : numéro de compte bancaire et numéro de TVA
  • Pour vous contacter : numéro de téléphone, numéro de fax et adresse e-mail
  • Pour maintenir votre dossier personnel en règle : n° d’identification de la sécurité sociale et informations sur votre situation familiale
  • Pour vous fournir une bonne expérience utilisateur sur nos pages Web : adresse IP et pages visitées

2.2. DONNÉES PUBLIQUES ET DONNÉES QUE NOUS COLLECTONS INDIRECTEMENT

Geysen NV/SA traite parfois des données publiques.

Il peut par exemple s’agir de données soumises à une obligation de publication, comme la publication de votre nomination en tant qu’administrateur d’une société, ou il s’agit de données que vous rendez vous-même publiques, comme des informations sur votre site Internet...

Il peut également s’agir de données qui sont publiques parce qu’elles sont, par exemple, généralement connues dans votre région ou parce qu’elles sont parues dans la presse. Les informations sur la Banque-Carrefour des Entreprises en relèvent par exemple aussi.

2.3. CE QUE VOUS NOUS DITES PEUT ÊTRE TRAITÉ

Si vous nous contactez par téléphone, il est possible que nous notions vos nom et prénom et votre numéro de téléphone pour dresser un aperçu de contact et examiner qui utilise notre prestation de services.

3. POURQUOI COLLECTONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

En fonction de la situation, Geysen NV/SA a besoin de certaines informations à votre sujet pour pouvoir proposer certains services. Les informations réclamées par Geysen NV/SA et nous permettant de vous identifier sont appelées « données à caractère personnel ».

Vous pouvez vérifier ci-dessous pour chaque situation pourquoi Geysen NV/SA réclame ces données à caractère personnel et à quelles fins vos données à caractère personnel seront utilisées.

  • Pour des personnes de contact auprès de clients ou prospects lors d’un premier contact avec Geysen NV/SA : vos données sont nécessaires à l’exécution correcte du contrat que vous concluez avec nous. Comme vous concluez un contrat avec nous, nous devons disposer des données à caractère personnel nécessaires pour pouvoir proposer notre prestation de services énoncée dans le contrat. 

    Il s’agit principalement de l’envoi d’informations dans le cadre :

- d’un échange pour la mise à disposition de collaborateurs techniques

- d’un échange d’informations liées au planning et au suivi des missions

- d’un échange d’informations liées à la facturation et aux paiements
Les données à caractère personnel collectées sont traitées sur les plans administratif et comptable. Si vous ne voulez pas que vos données à caractère personnel soient traitées dans ce cadre, il n’est pas possible d’exécuter la prestation de services pour laquelle vous faites appel à Geysen NV/SA.

    • échange en vue de la mise à la disposition de collaborateurs techniques
    • échange d’informations en lien avec la planification et le suivi des missions
    • échange d’informations en lien avec la facturation et les paiements

 

  • Nouveaux contrats potentiels par la remise de la carte de visite : si vous nous avez fourni d’une manière ou d’une autre une carte de visite, nous vous reprenons dans notre base de données. Nous partons du principe qu’à travers cette remise, vous nous donnez également votre consentement explicite pour être repris(e) dans notre base de données.

    En outre, il est également possible que nous enregistrions dans notre base de données les données publiquement accessibles que nous trouvons à votre sujet. Nous partons du principe que nous pouvons également conserver ces données à caractère personnel puisque vous les avez rendues publiquement accessibles.
     
  • Pour des fournisseurs : les données à caractère personnel nécessaires à l’exécution du contrat sont collectées. Il s’agit essentiellement d’adresses e-mail de personnes de contact pour permettre une communication aisée.
     
  • Pour des collaborateurs de Geysen NV/SA : les données à caractère personnel nécessaires à l’exécution du contrat de travail, du contrat avec une agence intérim ou du contrat avec des sous-traitants. Il s’agit des informations minimales nécessaires à votre identification, d’informations dont nous avons légalement besoin pour le traitement de votre dossier personnel et des informations nécessaires pour les indemnités des prestations fournies pour/à Geysen NV/SA.
     
  • Pour le recrutement : nous traitons les informations de candidats nécessaires pour vérifier si le candidat convient à des postes vacants actuels ou futurs chez Geysen NV/SA. En fonction de la phase dans laquelle le candidat se trouve, cela va des informations minimales nécessaires pour identifier et contacter le candidat à des informations relatives aux connaissances, à l’expérience et aux formations suivies.
     
  • Visiteurs en ligne de nos pages Web et pages d’entreprise sur les réseaux sociaux : afin de vous fournir une expérience utilisateur optimale et pour protéger au mieux votre sécurité et celle de vos données à caractère personnel, nous recourons à un certain nombre de techniques susceptibles d’utiliser des informations personnelles, telles que l’adresse IP et des informations sur les pages visitées. En outre, nous analysons de façon anonyme l’utilisation de nos pages Web et pages d’entreprise sur les réseaux sociaux à des fins de marketing.

4. QUI REÇOIT MES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Vos données à caractère personnel ne sont en principe pas communiquées à d’autres parties, sauf si cela est nécessaire aux fins suivantes :

  • Le traitement du dossier personnel
  • La communication interne, si celle-ci est nécessaire au bon fonctionnement de notre organisation (planification, newsletters, rapports, communications, etc.)
  • L’organisation de formations, éventuellement par le biais de partenaires externes
  • Le signalement auprès de clients, conformément aux procédures et mesures de sécurité imposées par le client.
  • Afin de répondre aux obligations légales que Geysen a vis-à-vis des autorités publiques.

Geysen NV/SA traite ces données à caractère personnel conformément aux fins mentionnées au point 3. Seuls les collaborateurs au sein de notre organisation qui ont besoin de vos données à caractère personnel en exécution de leur fonction pourront consulter celles-ci.

Nous collaborons avec un certain nombre de tierces parties qui ont également un droit de regard sur vos données à caractère personnel. Il s’agit des destinataires suivants :

  • Comptables et consultants dans le cadre du soutien fiscal
  • Prestataires de services HRM
  • Prestataires de services ICT

5. COMBIEN DE TEMPS MES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL SONT-ELLES CONSERVÉES ?

Vos données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des fins telles que décrites au point 3.

Bien évidemment, nous conservons vos données à caractère personnel conformément aux délais potentiellement imposés par la loi et aux éventuels délais de prescription en vigueur. Ce délai est par exemple de 7 ans pour les factures.

6. QUELS DROITS PUIS-JE EXERCER POUR GARANTIR LA PROTECTION DE MES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

6.1. VOUS POUVEZ CONSULTER VOS DONNÉES

Si vous voulez examiner quelles données à caractère personnel nous traitons à votre sujet, vous pouvez le faire en exerçant votre droit de consultation.

Geysen NV/SA vous donnera un aperçu aussi exhaustif que possible des données à caractère personnel tenues à votre sujet. Nous pouvons déjà confirmer qu’aucune catégorie particulière de données à caractère personnel n’est tenue (comme la race, l’origine ethnique, des données relatives à la santé, des données relatives à l’orientation sexuelle...).

Vous pouvez recevoir une copie des données à caractère personnel collectées.

6.2. VOUS POUVEZ FAIRE RECTIFIER VOS DONNÉES

En cas de changements de vos données à caractère personnel (comme le nom, l’adresse, l’adresse e-mail...), vous pouvez à tout moment faire apporter ces corrections ou ajouts.

6.3. VOUS POUVEZ FAIRE EFFACER VOS DONNÉES

Si vous estimez que nous traitons certaines données à caractère personnel sur base illégitime, c’est-à-dire sans objectif correct pour ce faire, vous pouvez demander l’effacement de vos données à caractère personnel.

6.4. VOUS POUVEZ DEMANDER LA LIMITATION DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Si vos données sont incorrectes et que vous avez demandé de les adapter ou si vous estimez que nous traitons vos données à caractère personnel de manière illégitime, vous pouvez demander d’en limiter le traitement.

Cela signifie que nous pouvons poursuivre le traitement de vos données à caractère personnel seulement et uniquement avec votre consentement. Nous pouvons en revanche poursuivre le stockage de vos données à caractère personnel, mais ne pouvons pas exécuter de traitements ultérieurs de ces données sans votre consentement, sauf dans le cadre d’une procédure judiciaire, pour la protection de personnes physiques ou morales, ou pour des raisons impérieuses d’intérêt général.

6.5. VOUS POUVEZ DEMANDER LE TRANSFERT DIRECT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL À UNE TIERCE PARTIE

Si vous le souhaitez, vous pouvez nous demander de vous transférer ou de transférer directement à une tierce partie les données que vous nous avez vous-même fournies. Le Règlement prévoit toutefois un certain nombre de restrictions à ce droit, ce dernier ne s’appliquant donc pas dans tous les cas. Ceci doit bien évidemment être examiné au cas par cas.

6.6. VOUS POUVEZ PARFOIS REFUSER LE TRAITEMENT ENTIÈREMENT AUTOMATIQUE DE VOS DONNÉES

Certains traitements de données et processus se déroulent de manière entièrement automatisée sans intervention humaine. Nous n’y recourons cependant pas concernant le traitement de vos données à caractère personnel.

Si tel devait toutefois être le cas et si vous n’êtes pas d’accord avec un tel processus entièrement automatisé, vous pouvez vous y opposer, nous empêchant ainsi de traiter vos données à caractère personnel de cette manière. Dans ce cadre également, un certain nombre d’exceptions s’appliquent, qui doivent être examinées au cas par cas.

6.7. VOUS POUVEZ RETIRER VOTRE CONSENTEMENT

Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées sur la base du consentement (voir point 3), vous pouvez retirer à tout moment ce consentement. Nous devrons alors effacer vos données à caractère personnel.


Si vous voulez exercer un ou plusieurs de ces droits, veuillez nous contacter à l’adresse ci-dessus et renseigner clairement le droit que vous voulez exercer.

Nous vous signalons en outre que vous pouvez à tout moment déposer une réclamation auprès de l’autorité de surveillance si vous estimez que nous ne respectons pas vos droits comme repris ci-dessus.

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